IA et transformation
des pratiques des services L&D

La transformation d’un service L&D passera-t-elle par un changement d’outillage ou par un accompagnement managérial, méthodique, organisationnel, psychologique ou émotionnel ?

« Si tu ne vas pas vers l’IA, le métier ira pour toi », c’est par ces mots que Florent Grisaud Verrier, Global Head of Digital Learning & Innovation chez MBDA s’est adressé à ses équipes formation (concepteurs, formateurs, DLM…) lorsqu’il s’est agi de les engager dans un processus de transformation de leurs pratiques et de leurs gestes métiers en lien avec l’IA.

Utiliser l’IA avec ses équipes formation, c’est forcément utiliser des outils. Mais des outils au service du Learning qui, de près ou de loin, embarquent de l’IA, il y en a beaucoup. Sans doute déjà plus de 8 000, pour la partie visible. Alors si choisir les bons outils pour son service, c’est rechercher de simples extensions d’une intention, encore faut-il d’abord clarifier cette intention…

Pour naviguer avec succès dans le paysage complexe de l’outillage IA d’un service L&D, il est en effet indispensable que la direction RH & formation définisse, en amont, une vision claire et engageante de ce que sera la formation de demain dans son organisation, eu égard à sa culture, à son cœur de métier, à ses forces et faiblesses d’aujourd’hui, mais aussi à ses orientations stratégiques pour demain.

Préciser quelques partis-pris clés, les communiquer avec force et faire adhérer son équipe et toutes les parties prenantes externes (la direction générale, le métier, les participants eux mêmes… voire les partenaires) à cette vision servira de boussole, guidant non seulement le choix des outils, mais aussi l’ensemble de l’approche pédagogique et stratégique du service.

Une fois cette vision clarifiée, il faut la transformer en actions concrètes. Le développement d’un socle de compétences nouvelles, adaptées, et même d’un nouveau mindset devient incontournable au cœur de l’équipe L&D.

01. L’accompagnement des managers et des chefs de projet : à la recherche d’un nouvel équilibre

Évidemment le rôle du management est crucial dans cette transformation. Plus que jamais il s’agit de trouver l’équilibre entre donner aux équipes la liberté d’expérimenter, d’oser et de faire des choix, tout en maintenant un niveau de contrôle qui ne mette pas en risque l’organisation. Cela requiert une posture de lâcher-prise mesurée, où les managers encouragent l’innovation (et acceptent qu’on puisse faire différemment) tout en veillant à ce que les projets ne s’écartent pas trop des objectifs définis.

Pour faciliter la mise en mouvement, vous pouvez utiliser la règle des « 100 + 20 » : 100 % des projets doivent respecter le cadre réglementaire et sécurité minimum imposé (à définir clairement), et 20 % (ou 10, ou 30… c’est à vous de doser) doivent embarquer une approche innovante avec l’appui de l’IA. C’est une bonne façon de bouger les lignes, sans tomber dans les excès d’un tout IA qui mettrait sans doute vos équipes dans le rouge.

02. Les changements méthodologiques et organisationnels

L’intégration de l’IA dans les processus de formation exige souvent de revisiter et d’adapter les méthodes de travail de l’équipe. Le premier pas, le plus simple et certainement le plus fédérateur, consiste à chercher à éviter les tâches répétitives pour réorienter l’énergie collective vers des activités à plus forte valeur ajoutée. Ce choix spécifique d’outils implique une réflexion continue sur l’exigence en matière de qualité pédagogique, sur l’évaluation des nouveaux formats générés, sur la mise en place d’A/B testing avec en cible l’impact sur un KPI isolé important pour le service (le temps de création d’un module, le NPS, la proportion de décrocheurs…).

La transformation du service L&D passe aussi par une évolution de sa structure organisationnelle et ouvre un nouveau champ des possibles en termes de rôles : spécialistes de la data, concepteurs-développeurs ou encore concepteurs pédagogiques « Data-Driven » / « explorateurs », qui ont envie de jouer ce rôle d’éclaireurs et d’ouvrir de nouveaux territoires pour l’équipe.

03. L’accompagnement psychologique et émotionnel de l’équipe

Plus, plus vite, moins cher… c’est souvent beaucoup demander. L’IA est associée à une meilleure productivité, qui n’est pas sans entrainer une augmentation de la charge mentale que vous devrez le plus possible éviter. Les changements constants et la pression pour rester à la pointe de la technologie génèrent du stress et de l’anxiété au sein des équipes, mais ce n’est pas une fatalité. Un soutien approprié, tel que des sessions de coaching, des ateliers sur la gestion du changement ou des espaces de dialogue ouverts (en face à face si possible !), permettront aux équipes de prendre le bon niveau de hauteur pour relativiser et pour mettre des limites au bon endroit afin de garder dans leur quotidien cette part de réflexion, cette énergie des partis-pris et cet esprit critique qui nous font exister et qui nous font aimer nos métiers du Learning.

Ces préalables établis, vient le temps de choisir les outils. Ce choix ne doit pas être perçu comme une fin en soi, mais plutôt comme un moyen d’atteindre des objectifs pédagogiques et stratégiques plus larges, fidèles à la vision du service. Chaque outil, qu’il s’agisse d’un Learning Record Store (LRS), d’une Learning Experience Platform (LXP) ou d’autres technologies émergentes qui embarquent de l’IA, doit être choisi non seulement pour ses fonctionnalités mais aussi, et surtout, pour sa capacité à renforcer et à soutenir la vision et les objectifs du service. Ce n’est qu’en veillant à cet alignement que les outils peuvent réellement contribuer à la transformation souhaitée, plutôt que de complexifier ou se rajouter de manière superficielle.

En la matière, trois grandes orientations sont en train d’émerger :
Les outils pour appuyer la conception et le déploiement des formations.
Les outils pour améliorer l’expérience apprenants et personnaliser l’apprentissage de façon automatique.
Les outils pour mesurer l’impact des formations.
À vous de choisir dans quelle(s) voie(s) vous souhaitez vous engager et dans quel ordre.

La compatibilité avec le cadre de référence de l’entreprise est par ailleurs un critère de sélection essentiel. Les outils doivent s’intégrer de manière fluide dans votre environnement technologique existant, respecter les normes de sécurité et de réglementation de votre entreprise et, idéalement, se compléter avec d’autres systèmes et processus. Cette harmonie technologique est fondamentale pour garantir une utilisation efficace, et sans heurts, des nouvelles solutions. L’approche PoC & Go (Proof of Concept & Go) permet de faciliter les premiers pas. Elle consiste à tester les outils dans des conditions réelles sur une période donnée (12 à 18 mois) avec un objectif précis, d’évaluer leur efficacité et leur adéquation avec les besoins du service avant de s’engager dans leur déploiement à grande échelle.

La réussite de cette transformation repose sur l’équilibre délicat entre la technologie, la vision, et le facteur humain. Fournir ChatGPT à vos équipes ne changera pas, seul, fondamentalement, le niveau de productivité marginale dans votre service si vous ne faites pas, dans le même temps, évoluer tout le système et si vous n’investissez pas dans l’accompagnement de vos équipes dans cette transformation. Tout l’enjeu sera de continuer à innover et à vous adapter tout en préservant et en valorisant l’aspect humain, autant dans vos services L&D, que dans vos parcours de formation. Sans jamais oublier de laisser l’IA à sa bonne place : au service de vos équipes. Pas l’inverse.

Alexandra Maury Grillé :

Après près de 15 ans de management commercial, d’accompagnement d’équipes managériales et de Codir via des actions de training et de coaching, Alexandra a décidé de mettre au service de l’aventure Very Up sa solidité managériale et sa force de conviction, bien décidée à écrire l’histoire d’une formation qui bouge les lignes, avec force, en portant des projets sur-mesure, hybrides, capables de booster les compétences de chacun et d’en mesurer l’impact. Passionnée par le développement des talents, elle n’a de cesse de créer les conditions pour que Very Up imagine et déploie des parcours de formation qui transforment vraiment les équipes qui s’y embarquent.